3. Genomförande

Planer, dokumentation och rapportering

Projektplan

Projektplanen hjälper samtliga deltagare och intressenter av testet att hålla koll på syfte, mål, tid, aktiviteter och resurser, samt vad som ska verifieras. Glöm därför inte att stämma av progressen av testet med vad som har beslutats i projektplanen.

Kommunikationsplan

Kommunikationsplanen är ett stöd för projektledaren för att kunna nå ut med relevant information till identifierade intressenter under testperioden.

Statusrapport

Med statusrapporten förmedlar projektledaren testets progress och rapporterar status vid varje styrgruppsmöte. Genom att skicka ut statusrapporten i god tid kan styrgruppen förbereda sig och vara ett bra stöd in i testet. Tänk på att statusrapporteringen bygger en berättelse i både skrift och bild kring hur det ser ut i verksamheten när testet genomförs. Berättelsen kommer bidra till ett sammanhang där lärandet stärks mellan olika verksamheter och organisatoriska gränser. Rapporten kan även förmedlas till eventuella referenspersoner, eller andra intressenter.

Dokumentation av nyckelhändelser

Nyckelhändelser kan vara både positiva och negativa. Tillsammans bidrar de till berättelsen genom att beskriva testets progress och resultatet. Dessa händelser bör tidsättas för att tydliggöra när de uppstod, exempelvis tidigt eller i slutet.

Deltagare och roller

Testgruppsmöte

Testgruppen har regelbundna arbetsmöten för att informeras om testets progress och för att säkerställa att test- och effektmål nås. Dessa möten genomförs mellan styrgruppsmöten. 

Styrgruppsmöte

Styrgruppsmöten används för beslut och förankring. Säkerställ att du har en plan för genomförandet av dessa strategiska möten. Det är viktigt med tydlighet, delaktighet och en neutral mötesledning. Om det är ett kort test hjälps du av att ha en struktur:

Exempel på upplägg för styrgruppsmöten och beslutspunkter:

• Styrgruppsmöte 1 – Beslut att starta test
• Styrgruppsmöte 2 – Statusrapport
• Styrgruppsmöte 3 – Statusrapport
• Styrgruppsmöte x – Statusrapport
• Styrgruppsmöte (sista) – Beslut att avsluta test

Övriga möten

Möten för avstämning med exempelvis andra aktörer tas vid behov.