Den allra första upphandlingen i DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator är i hamn. För Karlstads kommun innebär det att man får tillgång till ett nytt, virtuellt utbildningsverktyg som kan öka personalens förståelse vid utmanande situationer i vården.

Till slut var det Viroteas koncept som bäst motsvarade vård- och omsorgsenhetens behov. Syftet med upphandlingen är att skapa en ny, digital tjänst som ökar vårdpersonalens förståelse för kognitiv svikt inom LSS och äldreomsorgen. Kognitiv svikt är ett samlingsbegrepp för symptombilder som innebär en sänkning av den kognitiva förmågan, där exempelvis demens ingår.

– Den stora skillnaden blir att personalen slipper föreställa sig det vi pratar om, utan får en verklig och mer konkret upplevelse. Vi har fått med det vi önskat, och det är en typ av upplevelse man får gåshud av, säger Maria Andersson, kognitionsombud i Karlstads kommun, som tillsammans med kollegan Magdalena Swierczek representerat verksamhetens behov i upphandlingen.

De anser att Viroteas digitala tjänst också ger möjlighet att skapa en mer likvärdig kunskapsnivå.

– Den här tjänsten innebär att vi kan jobba metodbaserat och inte personstyrt, det måste fungera likvärdigt oavsett vilken person som kommer till arbetsplatsen, säger Magdalena Swierczek.

Magdalena Swierczek och Maria Andersson tror att den nya tjänsten kommer att öka förståelsen för kundernas behov.

Viroteas tjänst visualiserar genom VR (Virtual Reality) olika vardagssituationer där det kan vara svårt att förstå kundernas perspektiv. Den virtuella upplevelsen påverkar personalen både genom syn och hörselintryck. Exempelvis via en inre röst, vardagsljud som tilltar i styrka eller att synfältet färgas eller blir suddigt. Sammantaget skapas en upplevelse som både desorienterar och ger en känsla av obehag.

Ger pedagogisk vägledning

De filmscenarion som visas följs av en pedagogisk del som utformats av vård- och omsorgsenheten, där personalen får kunskap om hur man på bästa sätt bemöter kunden. Det handlar exempelvis om att hantera situationer kopplade till vanföreställningar, tidsuppfattning eller där en viss miljö skapar utmaningar.

– Den här upplevelsen ska bidra till stark empati, ökad förståelse och ett bättre bemötande – kompletterat med den pedagogiska kunskapen, säger Ivan Perlesi, vd på Virotea, som understryker att det inte exakt går att veta hur kunderna upplever verkligheten.

Han har själv mångårig erfarenhet av att jobba inom LSS, och vet att det kan vara svårt att avläsa kunderna utan en djupare förståelse.

– Det kan handla om småsaker där du tror att du gör rätt, men ändå får en tallrik i huvudet. Jag hade aldrig sett det här behovet om jag inte hade jobbat inom LSS, de filmscenarion vi visar har jag upplevt dagligen.

Virotea har tidigare skapat VR-tjänster som bidrar till en meningsfull vardag för kunderna, exempelvis guidade rundvandringar. Ivan Perlesi tycker att det gett viktiga insikter även för den nya tjänsten.

Sju bolag involverade i innovationsprocessen

Initialt upphandlades sju bolag för att delta innovationsprocessen. Bolagen har därefter fått möta representanter från vård- och omsorgsenheten och teamet runt efterfrågeacceleratorn för att närmare presentera sina konceptförslag. Tre bolag valdes sedan ut för att fortsätta utvecklingsarbetet, innan det slutgiltiga valet föll på Viroteas koncept.

En förutsättning för de upphandlingar som kan bli aktuella för DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator är att en det finns en marknadspotential kopplat till behovet. Det innebär att de tjänster och produkter som utvecklas behöver vara skalbara och kan spridas till fler kunder. Företagen har därför fått stöd från DigitalWell GovTech Incubator, bland annat med att utveckla sina affärsmodeller och knyta kontakt med andra kommuner för att lära känna marknaden. 

Upplägg som ska gynna pilotkunder

Syftet är att både gynna företagen, som får en större marknad, och den första kunden i offentlig sektor, som inte ensam behöver bära utvecklingskostnaden. Redan nu har flera andra kunder visat intresse för Viroteas tjänst, som kommer att finnas tillgänglig i höst.

– Tjänsten hade definitivt blivit dyrare om vi hade utvecklat den exklusivt för Karlstads kommun. I en vanlig upphandling är frågan oftast vad kostar det och vad vi kan leverera. I det här fallet visste ingen från dag ett exakt vad det skulle bli, utan det har vi utvecklat tillsammans med kommunen. Det minimerar risken att man köper något som i slutändan inte alls blir det man tänkt sig, säger Ivan Perlesi.

Han ser samtidigt ett stort värde bara i att delta processen, och Virotea skulle ha fortsatt utvecklingen tjänsten även om de inte fått det slutliga avtalet. Det faktum att samtliga bolag som deltagit i innovationsprocessen har fått en viss ersättning tycker Ivan Perlesi också har stor betydelse.

– Pengarna visar ett tecken på engagemang, att beställaren är seriös och att det inte bara handlar om en inspirationsprocess.

Together with Kjell-Håkan Närfelt, Chief Strategy Advisor at Vinnova, Lina Svensberg, Innovation Manager at DigitalWell Arena and Compare Foundation, today spoke at a conference arranged by The United Nations Economic Commission for Europe (UNECE).

The policy dialogue targeted possibilities for innovation-enhancing procurement, and how this can help UNECE-members in Eastern Europe and South Caucasus (EESC). 

“Mission driven innovation is about gathering the strength of the whole society. Public sector plays an instrumental part, but this also requires well-functioning processes that allows for public sector to drive innovation with a scalability perspective”, says Lina Svensberg. 

The Sub-regional Innovation Policy Outlook (IPO) 2020, show that EESC countries do not invest more in R&D as there is a lack of market demand for innovative products and services. As public procurement budgets frequently exceed 10 per cent of GDP, EESC governments could use innovation-enhancing procurement, as a tool to drive demand for innovation, while achieving policy goals for sustainable development.

Kjell-Håkan Närfelt and Lina Svensberg shared their ideas on how public procurement can be a driver of innovation.

Kjell-Håkan Närfelt and Lina Svensberg shared some of their theses on how public procurement can drive innovation. Ideas that have recently been developed, finetuned and tested in practice in a project (DigitalWell Demand Accelerator) with the city of Karlstad where several companies have been procured to take part in an innovative process.

“The learnings and findings in this co-creation process are transparent and can be used to the benefit of all parties involved. Another important part of our process is that the services and products developed in Demand Accelerator should have the capacity to scale. It is not about creating a service for a single customer in the public sector, it is about creating a larger market”, says Lina Svensberg.

Karlstad kommun har upphandlat sju bolag som deltar i ett unikt utvecklingsarbete för att öka vårdens förståelse för kognitiv svikt. Upphandlingen är den första i samarbete med DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator.
”Att så många kvalificerade bolag vill delta är ett tecken på att vi är rätt ute,” säger Lina Svensberg, projektledare för efterfrågeacceleratorn.

I efterfrågeacceleratorn vill DigitalWell Arena i samverkan med Vinnova och Karlstads kommun hitta nya former för att skapa förutsättningar för innovation inom ramen för lagen om offentlig upphandling. Karlstads upphandling är den första där flera bolag anlitas för att tillsammans med kommunen utveckla en digital lösning som ännu inte existerar på marknaden.

I dagsläget har cirka 150 000 personer i Sverige en demenssjukdom, lägger man till andra former av kognitiv svikt blir antalet långt större. För att kunna ge en individanpassad vård och omsorg behöver vården öka förståelsen kring hur det är att leva med kognitiv svikt.

Bred mix av kompetenser

Sju bolag har lämnat anbud för att delta i utvecklingsarbetet: Condesign, Minnity, Remedicore, Sticky Beat, Virotea, dimh och Koncepting. Bolagen har skickat in en video där de beskriver ett tänkt lösningskoncept. Samtliga bolag har nu erbjudits ett utvecklingskontrakt som i ett första skede innebär en ersättning på 25 000 kr, med möjlighet till förlängning.  

Lina Svensberg, projektledare för DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator, är mycket positiv till det stora intresset. Bolagens olika kompetenser inom exempelvis Virtual Reality, gamification och digitala utbildningar tycker hon borgar för en värdefull mix av input, som i slutändan kan bidra till en bättre lösning.

– Det är starka innovativa bolag som sökt, vilket innebär stora möjligheter att utvecklingsarbetet resulterar i en innovativ och kommersiellt framgångsrik lösning.  Det är också glädjande att bolagen visat ett sådant intresse för att samskapa och delta i en helt ny typ av upphandlingsprocess, säger Lina Svensberg.

Lina Svensberg gläds över det stora intresset för att delta i Karlstads kommuns upphandling, som är den första i samarbete med DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator.

Bolagen kommer nu att få möta representanter från Karlstads kommuns vård- och omsorgsenhet för att i samverkan utveckla sina lösningsförslag. Därefter görs en bedömning av bolagen deras och möjligheter att ta lösningen vidare, innan ett antal bolag väljs ut för att fortsätta utvecklingsarbetet i nästa fas.

– Även om lösningsförslagen än så länge är på konceptnivå triggar det insikter kring behov och möjligheter. Oavsett vem som får det slutgiltiga uppdraget så bidrar alla bolag till att utveckla processen med värdefulla kunskaper och insikter, säger Lina Svensberg.

Ska underlätta spridning till fler kunder

Ett krav på de upphandlingar som kan bli aktuella för efterfrågeacceleratorn är att en potentiell lösning ska vara ekonomiskt hållbar. Det innebär att företagen som deltar i upphandlingen inte bara utvecklar en lösning som är relevant för den första beställande kunden, utan som också är skalbar och kan spridas till fler kunder. Rättigheterna för de tjänster och produkter som skapas tillfaller de utvecklande bolagen.

Trots att utvecklingsprocessen är i ett tidigt skede har flera kommuner redan visat intresse för upphandlingen, och den eller de tjänster som kommer att bli resultatet av utvecklingsarbetet.

– Det stärker tesen om att de finns en stor marknadspotential om bolagen lyckas forma en bra lösning. Att bolagen inte bara utvecklar en lösning utifrån Karlstads kommuns behov utan parallellt kan vara i dialog med andra potentiella kunder ger också möjlighet till en annan typ av input, säger Lina Svensberg.

Karlstads kommun upphandlar nu ett utvecklingsarbete för att öka vårdens förståelse för kognitiv svikt. Upphandlingen är den första i samverkan med DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator, där flera bolag kan anlitas för att tillsammans med verksamheten forma en digital lösning.

I dagsläget har cirka 150 000 personer i Sverige en demenssjukdom, lägger man till andra former av kognitiv svikt blir antalet långt större. För att kunna ge en individanpassad vård och omsorg behöver vården öka förståelsen kring hur det är att leva med kognitiv svikt. Därför söker vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstads kommun nu en digital lösning som kan förmedla den upplevelsen i utbildningen av sin personal.

– I verksamheten är det lätt att det uppstår en situation där man fokuserar på vad som stämmer på ”min kund”. Det är därför lätt att lägga över ansvaret på kunden, där man inte har förstått vad svårigheten är och att det egentligen handlar om de flesta kunder. Med en teknisk lösning vill öka förståelsen genom en upplevelse av kognitiv svikt, så att vi på sikt kan förbättra våra arbetssätt och bättre tillgodose kundernas behov, säger Maria Andersson, kognitionsombud i Karlstads kommun.

Med en digital lösning som ökar förståelsen för kognitiv svikt vill Karlstads kommun skapa bättre möjligheter att möta kundernas behov. Foto: Karlstads kommun

Karlstads upphandling är unik på flera sätt. Eftersom tjänsten ännu inte existerar på marknaden är syftet att upphandla ett utvecklingsarbete där flera företag anlitas för att tillsammans med kommunen utveckla en lösning. Metodiken bygger på att driva parallella processer, där företagens samarbete med kommunen ska ge ökade insikter om både behov och möjliga lösningar.

Ska svara upp mot ett större behov

Upphandlingen sker i samverkan med DigitalWell Arenas efterfrågeaccelerator. Ett krav på de upphandlingar som kan bli aktuella för efterfrågeacceleratorn är att en potentiell lösning ska vara intressant för offentlig sektor i ett större perspektiv. Det innebär att företagen som deltar i upphandlingen inte bara utvecklar en lösning som är relevant för den beställande kunden, utan som också är skalbar och kan spridas till fler. Rättigheterna för de tjänster och produkter som skapas tillfaller de utvecklande bolagen.

DigitalWell Arena bistår företagen med olika stödtjänster i utvecklingsarbetet för att öka möjligheterna att effektiva välfärdstjänster når en större marknad.

– Att skalningsperspektivet finns med från början innebär att den första kunden i offentlig sektor, i det här fallet Karlstad kommun, inte betalar hela kostnaden för utveckling, vidareutveckling, drift och underhåll, utan att den kostnaden kan delas mellan flera kunder på sikt. Om tjänsten kan skalas upp och når en större marknad ökar också möjligheterna att den underhålls och förbättras över tid, vilket gynnar både företaget och kunden, säger Thomas Wernerheim, utvecklingsstrateg i Karlstads kommun.

Per Danielsson och Thomas Wernerheim hoppas att den nya upphandlingsmetodiken ska ge utrymme för mer innovativa lösningar, som också kan spridas vidare i offentlig sektor.

Det utökade samarbetet mellan näringslivet och offentlig sektor är den kreativa motorn för att skapa innovativa tjänster baserade på reella behov. Upphandlingsmetodiken är en lika viktig pusselbit för att skapa trygghet och tydliga spelregler för alla parter.

Byråkrati som kan hindra innovation

Enligt Per Danielsson, stadsjurist i Karlstads kommun, strandar lätt det offentligas försök i att hitta nya, innovativa lösningar i byråkratin kring själva upphandlingen. Och i de upphandlingar krav ställs på referenskunder blir innovation rent av omöjlig.

Den metod som nu prövas ska ge större handlingsutrymme att upphandla en tjänst eller produkt man ännu inte kan se framför sig, men som i slutändan bättre löser behovet.

– Det är viktigt att vi följer lagen så att vi säkerställer att konkurrens tas tillvara och att vi får valuta för våra skattepengar. Samtidigt så anger lagen just det, den beskriver hur vi ska gå till väga när vi gör inköp, inte vad som ska köpas eller hur ett samarbete ska se ut, säger Per Danielsson.

De kontrakt som initialt kan tilldelas flera företag i utvecklingsprocessen är i Karlstads fall värda 25 000 kronor. Under processens gång utvärderas sedan både lösningarnas och företagens potential, där något eller några företag stegvis väljs ut för att fullfölja utvecklingsarbetet. Att alla företag som deltar i ett tidigt skede får en liten summa, och därmed upphandlas, innebär att de inte kan diskvalificeras i ett senare skede av upphandlingen på grund av sina förkunskaper.